Valgte Phonero Smart Connect: - Vi sparer tid og gir bedre service

- Folk ringer like mye som før, men nå har vi et system som gjør at mange automatisk får de svarene de trenger. Vi yter bedre service og har mer tid til å snakke med de som vi må snakke med, sier Heidi Sørvig.

Hun er leder for Kvadraturforeningen i Kristiansand, en interesseorganisasjon for 280 bedrifter – hovedsakelig butikker og serveringssteder. Alle er lokalisert i Kvadraturen, som er navnet på sentrum i Kristiansand.

Sørvig og kollega Rolf Øygarden har daglig kontakt med mange av medlemsbedriftene og bruker mye tid i telefonen. I tillegg betjener de servicetelefonen for gavekortene som selges fra flere automater i byen.

- Automatene står i lokaler med åpningstider langt utover vanlig arbeidstid. Om folk har spørsmål knyttet til gavekort, så ringer de til oss. Vi er førstelinje – og for så vidt også sistelinje, sier Heidi med et smil.

Med kun to ansatte er det grenser for hvor tilgjengelig Kvadraturforeningen kan være. Av og til går anrop tapt fordi Heidi og Rolf er opptatt.

- Vi ringer selvsagt alltid tilbake, men for kunden ellermedlemmet er det frustrerende ikke å få svar umiddelbart. Vi er en serviceorganisasjon for bedrifter i servicebransjen. Vi syntes vi måtte bli bedre, sier Heidi.

Løsningen ble Phonero Smart Connect, et skalerbart sentralbord som forenkler hverdagen for Kvadraturforeningens ansatte, og som gir en bedre opplevelse for de som ringer inn.

- Mange små bedrifter oppgir nummeret til daglig leder på sine nettsider og vil at kundene skal ringe direkte dit. En bedre løsning er å etablere et hovednummer for bedriften, slik at du kan lage et system for hva som skal skje når noen ringer. Ansvaret fordeles på flere personer og det blir enklere å skille mellom jobb og fritid, sier Asle Flottorp i Phonero. 

- Du kan for eksempel lage flervalgsmenyer, legge inn åpningstider og definere hvem som skal svare og i hvilken rekkefølge. Allerede før du svarer gir Phonero Smart Connect deg informasjon om hvem som ringer, og om samtalen er privat eller fra jobb – dermed kan du møte innringer på en best mulig måte. Alle samtalene loggføres slik at du har fullstendig historikk og statistikk. Du har full kontroll på alle som ringer både i og utenfor åpningstidene, og du oppfattes som mer profesjonell i markedet, sier Flottorp.

Sørvig og Kvadraturforeningen er enig.

- Phonero Smart Connect gjør oss bedre på telefoni.Mange tenker nok at det kun er store bedrifter som trenger sentralbord, men småbedrifter har også nytte av det. Når man har begrensede menneskelige ressurser er det fint at det finnes teknologi som kan støtte og avlaste. Vi tror dette er en løsning som også passer for våre medlemsbedrifter, som er opptatt av å bruke mest mulig tid på det som gir inntekter og minst mulig tid på andre ting, sier Heidi.

Hun synes overgangen til Phonero Smart Connect har vært enkel.

- Vi brukte litt tid på å tenke gjennom hvordan vi vil møte kundene våre, hvordan vi kunne gjøre menyvalgene enkle og nyttige, og hvordan vi definerer åpningstider og svar rekkefølge. Løsningen fra Phonero er intuitiv og rask å implementere. Vi har gjort det meste selv, sier Heidi.

‍