Opprette og redigere profiler

For å ta i bruk Fakturakontroll må man både sette opp profiler og tildele en eller flere profiler til de ansatte. Reglene i profilene bestemmer hva de ansatte skal dekke selv og hva bedriften skal dekke av kostnader på mobilabonnementet.

Hver bruker av Fakturakontroll må tildeles en profil. En profil inneholder alle reglene for håndtering av dataforbruk, automatisk kjøp av ekstra datapakker og fordeling av kostnader mellom brukeren selv og bedriften. I en profil er det regler for innholdstjenster, Datakontroll, automatisk kjøp av ekstra datapakker, betaling med Vipps bruk i utland, til utland, datapakker og dager eller tider per uke og det er også mulig for bedriften å definere et fribeløp.

Fakturakontroll modulen leveres med to foreslåtte profiler, disse kan du velge å bruke som de er, du kan tilpasse de eller du kan lage helt nye profiler tilpasset reglene i din bedrift. Endringer lagret før 1. neste måned vil ta effekt fra neste faktura.

Slik kommer du i gang
  1. Logg på Phonero Bedriftsportal [fas fa-external-link-alt].
  2. Fra hovedmenyen ( [fas fa-bars] ) velg fakturakontroll.
  3. Du er nå klar til å redigere og opprette profiler.

Fakturakontroll leveres med to standardprofiler som er tilgjengelig under fanen for profiler (1). Du kan bruke de eksisterende profilene, opprette nye profiler (2) eller redigere eksisterende profiler (3).

Innholdstjenester, fordelsbeskatning og lønnstrekk

Innholdstjenester

Innholdstjenester er definert som alle SMS som sendt til fire- og femsifrede nummer, samtaler til opplysningen og til nummer som starter med 820- og 829-.

Alle ansatte som har dekket telefon av arbeidsgiver, der telefonen kan brukes privat, må fordelsbeskattes eller trekkes i lønn for privat bruk av innholdstjenester over kr 1000 per år. Om ønskelig kan alle private innholdstjenester trekkes i lønn slik at det kun er jobbrelaterte innholdstjenester som dekkes av arbeidsgiver.

Fordelbeskatning

Ved å velge bedriften dekker under kr 1000,- og bedriften dekker (bruker fordelsbeskattes) over kr 1000,- vil kostnader for innholdstjenester som overstiger kr 1000 per år, rapportert som privat, vises som fordelsbeskatning i rapportene. SMS og/eller e-post vil ikke sendes ut før den ansatte overstiger kr 1000 i løpet av et år. De ansatte vil få mulighet til å elektronisk rapportere om innholdstjenestene er privat eller jobbrelatert på alle tjenester som overstiger kr 1000,- per år.

Lønnstrekk

Ved å velge innrapporteres under kr 1000,- og lønnstrekk over kr 1000,- vil de ansatte få mulighet til å elektronisk rapportere om alle innholdstjenester er privat eller jobbrelatert. Kostnaden for innholdstjenester rapportert som privat vil vises som lønnstrekk i rapporten, både over og under kr 1000,- i året. Man kan også velge lønnstrekk for private innholdstjenester kun over kr 1000,- per år ved å velge bedriften dekker under kr 1000,- og lønnstrekk over kr 1000,-

Dersom alle innholdstjenester skal registreres som privat, uten mulighet til å rapportere, må varslingskanalene fjernes (SMS, App og e-post) i brukerlisten.

[fas fa-angle-right] Les mer om redigering av brukere.

Mobil-profil og oppsummering

Datakontroll

Med datakontroll sperres man i inkluderte områder (Norge, Norden og EU) når data i månedspakken er brukt opp. Den ansatte vil motta en varsling på SMS. Datakontroll Utland vil sperre databruk når kostnadene har passert 50 EUR i utlandet utenfor EU.

For å fortsette med å bruke data må den ansatte bestille en ekstra datapakke. Man kan i profilen bestemme om datapakker som bestilles skal dekkes av bedriften, den ansatte via lønnstrekk eller Vipps. Ved betaling med Vipps vil kostnadene for ekstra datapakker ikke vises på bedriftens faktura.

Automatisk kjøp av ekstrapakker

Automatisk kjøp av ekstrapakker hindrer overforbruk dersom månedspakken er brukt opp, men gir likevel den ansatte muligheten til å bruke ekstra data. Er månedspakken brukt opp varsles den ansatte på SMS og det vil automatisk bli aktivert en ny ekstrapakke av valgt størrelse. Dersom ekstrapakken også brukes opp vil ny pakke aktiveres automatisk. Du kan i profilen velge hvilken størrelse det skal være på de ekstra datapakkene, 1, 5 eller 15 GB. Automatisk kjøp av ekstrapakker kan ikke kombineres med betaling med Vipps.

Bruker dekker selv

Alle trafikktyper, produkter ogperioder bruker skal dekke selv vil vises som lønnstrekk i rapportene. Den ansatte kan ikke rapportere disse som jobbrelatert via Phonero Mobilapp eller via SMS. Eventuelle avvik må håndteres i rapportene, eller i lønnsystemet etter at informasjonen er lest inn. Beløpet for trafikktyper, produkter og perioder bruker skal dekke selv vil også trekkes uavhengig av et eventuelt beløp bedriften dekker (fribeløp).

I fribeløpet inkluderes alle kostnader utenom innholdstjenester. Alle faste kostnader, produkter og trafikktyper som ikke er inkludert i abonnementet (tale til femsifrede nummer, 810- nummer, til utland, ekstrapakker mm.) vil telle med i Fribeløpet. Dersom Fribeløpet settes til kr 500 eks. mva. per måned, og faste kostnader er kr 250 eks mva per måned, vil de ansatte få muligheten til å bruke kr 250 på trafikktyper og produkter som ikke er inkludert i abonnementet.

Bedriften dekker

Ved å definere et fast beløp bedriften dekker (fribeløp) per måned, vil alt over dette beløpet vises som lønnstrekk. Beløpet inkluderer alle kostnader, med unntak av innholdstjenester som behandles for seg selv av skattemessige årsaker. Fribeløp kan ikke kombineres med kvartalsvis faktura.

Oppsummering

Før du lagrer profilen vil du få presentert en oversikt over valgene som er gjort og en oppsummering for reglene som gjelder den nye profilen. Les over og gå tilbake til innholdstjenester eller mobil profil for å gjøre eventuelle endringer før du lagrer.